İnsan kaynakları uzmanları;

• Yönetim panelinde, çalışanların eksik belge ve geçerliliğini yitirmiş belge sayısını görebilir.
• Çalışanların eksik belgelerini toplu ve kişi bazında takip edebilir. Rapor olarak dışarı alabilir.
• Kendisine bağlı çalışanların tüm belgelerini görür ve güncelleyebilir.
• Kendisinde onayda bekleyen belgeleri görür.
• Onay verilen belgeler özlük dosyasına işlenir, ret edilen belge gerekçesi ile çalışana bildirilir.
• Belgenin yüklenme ve onay tarihini görebilir.
• Belge ekine not yazabilir.

Çalışanlar;

Rast Yazılım - SAP ve Non-SAP Kurumsal Yazılım Çözümleri

• İnsan kaynaklarının izin verdiği özlük belgelerini görüntüleyebilir, güncelleyebilir.
• Akıllı telefonlardan ve tabletlerden uygulama içinden fotoğraf çekerek belge ekleyebilir.
• İK uzmanında onayda bekleyen belgelerini görebilir.
• Eksik belgeler ve geçerliliğini yitirmiş belgelerini görüntüler, günceller.
• Sadece kendi belgelerine erişebilirler.
• Belgelerin ekine not yazabilir.
• Belgenin yüklenme ve onay tarihini görebilir.
• Süresi dolmakta olan belgeler için gelen uyarıları görür.

HRDoc ne amaçla kullanılıyor?
Özlük dosyalarının dijital ortamda İK uzmanları ve çalışanlar ile birlikte yönetilmesini sağlıyor.
Özlük belge tipi tanımlama da sınır var mı?
Hayır yok istediğiniz kadar , belge tipi tanımlayabilirsiniz.
Çalışan gruplarına farklı özlük belgeleri tanımlanabiliyor mu?
Evet, istediğiniz kadar çalışan, çalışan grubu ve gruplara farklı özlük belgeleri tanımlanabilir.
Belge versiyonlama var mı?
Evet var , belgenin güncel versiyonu yüklendiğinde, eski versiyonlar da tarihçeleri ile sistemde saklanır.
Çalışanlar başkalarının, belgelerine erişebilir mi?
Hayır , çalışan sisteme girdiğinde sadece kendi dokümanlarını görür.
Uygulama mobilde çalışıyor mu?
Evet, HRDoc HTML5 geliştirildiği için akıllı telefon, tablet ve bilgisayarlarda çalışmaktadır.
Bilgisayarıma veya mobil cihazıma uygulama yüklemem gerekiyor mu?
Hayır gerekmez , ürün web tabanlıdır.
İK uzmanlarına çalışan grubu bağlayabiliyor muyum?
Her İK uzmanın sorumlu olduğu çalışan grubu vardır. İK uzmanı sadece kendine bağlı personelin belgelerini görebilir.
Çalışanlarlar belgeleri nasıl yüklüyorlar?
Mobil cihazdan uygulama içinden fotoğraf çekerek veya bilgisayardan belge ekleyerek belge yükleyebilirler.
Yanlış belge yüklenip yüklenmediği nasıl kontrol ediliyor?
Belge yüklendiğinde İK uzmanının onayına düşer, onaylanmazsa belge dosyaya aktarılmaz.
Süreli belge tanımlama var mı?
Evet, hangi belgelerin süreli belge olduğu ve hatırlatma süresi belge bazında tanımlanabiliyor .
Çalışan eksik belgelerini görebiliyor mu?
Evet, İK uzmanının tanımladığı zorunlu belgeler sistemde yok ise eksik belge olarak gözüküyor.
Çalışan uygulama üzerinden belge indirebiliyor mu?
Evet, İK uzmanının izin verdiği belgeleri indirebilirler.
İK uzmanlarının arayüzü farklı mı?
Evet, İK uzmanlarının kullandığı arayüzde , raporlama ve onaylama işlemleri de yapılabilmektedir.
İK uzmanı eksik belge raporu alabiliyor mu?
Evet, tek tıklama ile personelin eksik belgeleri, toplu olarak veya kişi bazında görüntüleyebiliyor.
Onay ve red işlemlerinde not yazabiliyor muyuz?
İK uzmanı belgeyi onaylarken veya red ederken belgenin ekine not yazabiliyor, çalışanda bu notu görüp o da cevap yazabilir.
Uyarı sistemi var mı?
Belge red edildiğinde veya belge ekine not yazıldığında, uyarı e-postası gönderir. Sistem içinden de uyarı verir.
Süresi geçen belge geçerliliğini yitiriyor mu?
Evet, süre dolduğunda belge eksik belge statüsüne geçer.
Yeni belge yüklendiğinde ne oluyor?
Bağlı bulunduğu İK yöneticisine onaya düşer.
Süresi geçen belge raporu var mı?
İK uzmanı süresi geçen belgeleri toplu olarak veya kişi bazında görebiliyor.
Taranmış özlük belgelerini sisteme atabilir miyiz?
Evet, entegrasyon ile belgeleri toplu olarak sisteme atmak mümkün.
Bordro vb gibi belgeleri de bu sistem üzerinden paylaşabilir miyiz?
Evet, uygulama tüm insan kaynakları yazılımları ve ERP sistemleri ile entegre olabilir. Bordro v.b. gibi belgeler, sistem üzerinden paylaşılabilir.
Entegrasyon ile İK uygulamalarından belgeleri aktarabilir miyiz?
Entegrasyon ile her türlü belge sisteme aktarılır, çalışan ile paylaşılır.
Kullanıcı tanımlama nasıl yapılıyor, Active directory desteği var mı?
Sistem aynı anda birden fazla Active directory ile entegre çalışır, kullanıcılar otomatik senkronize edilir. SAP,Oracle kullanıcı listeleri ve insan kaynakları uygulamaları ile de kullanıcı entegrasyonu yapılabilir.
Sistemin canlıya alınma süresi nedir?
Uyarlama, entegrasyonlara ve şirket büyüklüğüne bağlı olarak yaklaşık 2-5 gün sürebilmektedir.
Sunucu yatırımı yapmam gerekiyor mu?
Hayır, HRDoc, Microsoft Azure Cloud sisteminde çalışmaktadır. Tanımlamalarınız yapıldıktan sonra hemen kullanmaya başlayabilirsiniz.
Destek süreci nasıl işliyor?
İK yöneticileri, destek portalimiz üzerinden bildirimde bulunuyorlar.
Zaman içerisinde tanımlamalarda değişiklik yapmak istersem ne oluyor?
Destek portalinden girişi yapılan değişiklik talebi, destek personelimiz tarafından ücretsiz olarak yapılır. Entegrasyon talepleri ücretlidir.
HRDoc'a giriş yaparken bilgisayar giriş şifremi kullanabilir miyim?
Evet kullanabilirsiniz. AD entegrasyonu yapıldığında , aynı şifre ile HRDoc'a giriş yapabilirsiniz.
Kullanıcı entegrasyonu neden önemli?
Çalışan işten ayrıldığında, HRDoc'a girişi otomatik olarak kapatılır. Yeni kullanıcı AD'ye eklendiğinde HRDoc'a da otomatik olarak tanımlanır.
Belge ve kullanıcı sayısı arttığında performans sorunu oluyor mu?
HRDoc PaperWork Content Server üzerinde geliştirildiğinden, binlerce kullanıcı ve milyonlarca belge ile yüksek performansta başarılı şekilde çalışır.
HRDoc daki belgeler, İK uygulamasından görüntülenebilir mi?
Evet, entegrasyon ile belgeler İK uygulamasından da görüntülenebilir.
SAP Fiori arayüzlerinden işlem yapabilir miyim?
Opsiyonel Fiori modülü ile benzer HRDoc özelliklerini SAP içinden kullanabilirsiniz.
Belgelerim güvende mi?
PaperWork HRDoc, ISO/IEC 27001 standartlarına uygundur. Belgelerin tamamı 512 bit şifreli ve sıkıştırılmış saklanır.